Home › Aanvraag schrijven
Zo schrijft u een aanvraag die wordt toegekend
Een subsidieaanvraag is geen beleidsstuk. Het is een kort, concreet verhaal over een probleem en de oplossing die u ervoor bedacht heeft — met een begroting eronder die klopt. Op deze pagina staat precies wat erin moet, in welke volgorde, met zinnen die u kunt overnemen.
De vier dingen waar een fonds op let
Wie aanvragen beoordeelt, leest er tientallen per maand. Uw aanvraag valt op als deze vier dingen er in de eerste alinea al uit springen.
Is het probleem echt?
Niet "wij willen graag vergroenen", maar "op ons plein werd het vorige zomer 48 graden op de tegels en konden de kleuters drie weken niet buiten spelen".
Wordt het gedragen?
Team, ouders, MR en vooral de kinderen. Een fonds wil niet dat het project instort als de directeur vertrekt.
Klopt de begroting?
Reële offertes, geen ronde bedragen uit de lucht, en een eigen bijdrage die laat zien dat u er zelf ook in investeert.
Houdt het stand?
Wie onderhoudt het over vijf jaar nog? Dit is de vraag waarop de meeste aanvragen sneuvelen.
De opzet van uw projectplan
Twee tot vier pagina's is genoeg. Langer leest niemand. Deze zeven kopjes dekken wat vrijwel elk fonds vraagt.
1. Wie zijn wij — vijf regels
Naam van de school, plaats, aantal leerlingen, type onderwijs en iets over de wijk. Dat laatste is belangrijker dan het lijkt: fondsen kijken naar waar de nood het hoogst is.
Voorbeeld: "Basisschool De Vlieger in Den Haag Zuidwest telt 246 leerlingen. Onze school staat in een van de meest versteende wijken van de stad; 71% van onze leerlingen heeft thuis geen tuin of balkon."
2. Het probleem — met cijfers en foto's
Beschrijf wat er nu misgaat, zo feitelijk mogelijk. Gebruik getallen waar u ze heeft en foto's waar u die niet heeft.
Voorbeeld: "Ons plein van 1.100 m² bestaat voor 95% uit tegels en asfalt. Er staat één boom. Op warme dagen meten wij oppervlaktetemperaturen boven de 45 graden en houden wij de kinderen binnen. Na een flinke bui staat de kleuteringang blank; dat gebeurde vorig schooljaar elf keer."
Heeft u geen metingen? Beschrijf dan wat u ziet. "Elf keer" is sterker dan "regelmatig", maar "de conciërge veegt na elke bui het water weg bij de ingang" is ook prima.
3. Wat wij gaan doen — het plan in gewone taal
Beschrijf het ontwerp in zones en noem concrete aantallen. Verwijs naar de tekening als bijlage.
Voorbeeld: "Wij halen 420 m² tegels weg en vervangen die door een groene zone met twaalf inheemse bomen, een heuvel met wilgentunnel, een wadi die 6.000 liter regenwater opvangt, vier moestuinbakken en een buitenlesplek met boomstamzitplaatsen voor een hele klas."
4. Wat het oplevert — voor kinderen, school en buurt
Koppel dit aan de doelen van het fonds waar u aanvraagt. Hetzelfde plein levert voor elk fonds iets anders op, en dat mag u benoemen.
- Bij een waterschap of gemeente: hoeveel m² onthard en hoeveel liter regenwater vastgehouden.
- Bij een natuurfonds: hoeveel inheemse soorten, en welke vlinders, bijen en vogels daarop afkomen.
- Bij een kinderfonds: meer bewegen, gevarieerder spel, minder conflicten in de pauze.
- Bij een buurtfonds: hoeveel uur per week het plein buiten schooltijd open is en voor wie.
5. Hoe de kinderen hebben meegedacht
Een korte alinea met foto's van de ontwerples. Bij Jantje Beton is dit een voorwaarde, bij andere fondsen een pluspunt.
Voorbeeld: "Alle acht groepen hebben in oktober een ontwerples gehad. De leerlingenraad heeft de 180 tekeningen geordend tot vijf wensen: klimmen, verstoppen, water, dieren en een rustige plek. Die vijf wensen vormen de basis van het ontwerp; de tekeningen zijn bijgevoegd."
6. Beheer en onderhoud — de beslissende alinea
Noem namen, frequenties en bedragen. Vaag blijven is hier fataal.
Voorbeeld: "Een klusgroep van acht ouders onderhoudt het plein maandelijks op zaterdagochtend. Twee keer per jaar komt een ecologisch hovenier voor snoei en controle, begroot op € 1.400 per jaar. De moestuinbakken worden door de groepen 5 tot en met 8 bijgehouden als onderdeel van het natuuronderwijs. Het schoolbestuur heeft € 1.800 per jaar structureel in de begroting opgenomen voor beheer."
7. Planning en financiering
Een simpele tijdlijn met vier of vijf momenten, en daaronder het financieringsplan: alle bronnen met hun status.
Belangrijk: zet er expliciet bij dat het werk nog niet is gestart en wanneer u wilt beginnen. Fonds 1818 eist dat de start minimaal zes weken na uw aanvraag ligt.
Een begroting die klopt
Dit is het model dat wij gebruiken. De posten die scholen het vaakst vergeten, staan er dikgedrukt in — juist die zorgen achteraf voor tegenvallers.
Werk met echte offertebedragen, geen ronde getallen. Een begroting met "beplanting: € 10.000" leest als een schatting; "beplanting volgens offerte Groenbedrijf X d.d. 14-03: € 9.847" leest als een plan.
Neem onvoorzien op, ongeveer 10%. Fondsen vinden dat normaal en het redt u als de grond tegenvalt.
| Post | Indicatie |
|---|---|
| Ontwerp en advies | € 2.000–5.000 |
| Grondwerk en afvoer puin | € 8.000–15.000 |
| Beplanting en bomen | € 6.000–12.000 |
| Natuurlijke speelaanleiding | € 5.000–15.000 |
| Wateropvang (wadi, berging) | € 3.000–8.000 |
| Water- en elektra-aansluiting | € 1.000–3.000 |
| Meubilair buitenlesplek | € 1.500–4.000 |
| Beheer eerste 5 jaar | € 5.000–12.000 |
| Onvoorzien (10%) | € 3.000–7.000 |
Richtbedragen voor een plein van 400 tot 800 m². Uw offertes zijn leidend; gebruik dit alleen als controlelijst om te zien of u niets vergeet.
Checklist bijlagen
Deze stapel heeft u bij vrijwel elke aanvraag nodig. Maak hem één keer compleet en u kunt hem overal hergebruiken — dat scheelt bij de derde aanvraag een halve dag.
- Projectplan van twee tot vier pagina's
- Ontwerptekening van het plein
- Begroting, met twee offertes als onderbouwing
- Financieringsplan: alle bronnen met status toegezegd, aangevraagd of nog te doen
- Foto's van de huidige situatie, bij voorkeur op een warme dag en na een bui
- Foto's en tekeningen van de ontwerples met de leerlingen
- Onderhoudsplan met namen, frequentie en jaarbedrag
- Schriftelijke toestemming van de eigenaar van het plein
- Uittreksel Kamer van Koophandel van de aanvragende organisatie
- Statuten en meest recente jaarrekening van de aanvrager
- Instemming van de MR
Afgewezen. En nu?
Een afwijzing betekent bijna nooit dat uw plan slecht is. In de praktijk gaat het om een van deze vijf dingen — en die zijn alle vijf te repareren.
| De reden | Wat u eraan doet |
|---|---|
| Het project was al gestart | Knip het plein op in fasen en vraag aan voor een volgende fase. Dat is toegestaan en gebruikelijk. |
| De aanvrager voldeed niet | Laat een stichting met drie onafhankelijke bestuursleden aanvragen. Wij kunnen die rol vervullen. |
| Het budget was op | Vraag wanneer het volgende venster opent en zet een herinnering. Westland opent bijvoorbeeld weer op 1 januari 2027. |
| Het beheer was niet geregeld | Voeg een onderhoudsplan met namen en bedragen toe en dien opnieuw in. |
| Het paste niet bij het doel van het fonds | Herschrijf de opbrengsten-alinea vanuit hún doel. Hetzelfde plein, een ander verhaal. |
Vraag bij een afwijzing altijd om een toelichting. Fondsen geven die meestal, en het is de snelste manier om uw volgende aanvraag beter te maken.
Wij schrijven hem desnoods voor u
U levert het verhaal van uw school, wij maken er een aanvraag van in het format dat het fonds vraagt. En waar nodig treden wij op als aanvragende stichting. Dat kost u niets.